Paul, artisan maçon dans le sud de la France, a passé 20 ans à construire des maisons et rénover des bâtiments. Mais comme beaucoup d’artisans, il redoutait les tâches administratives. En janvier 2024, l’annonce de l’obligation de facture dématérialisée a bouleversé son organisation.
Face à cette réforme, Paul s’est posé des questions :
- Comment adopter les factures électroniques ?
- Quels outils utiliser ?
- Est-ce coûteux ou compliqué ?
Voici comment Paul a relevé le défi grâce à une solution adaptée et à l’accompagnement de spécialistes.
1.Les défis du métier : Entre chantier et paperasse
Problème : Un casse-tête administratif chronophage
Avant de passer à la facturation électronique, Paul utilisait encore des méthodes traditionnelles basées sur un support papier pour gérer ses factures. Ce système présentait plusieurs inconvénients :
- Des coûts élevés :
Chaque facture papier lui coûtait environ 10 €, incluant le papier, l’encre, et les frais postaux. Avec 120 factures par an, cela représentait 1 200 € par an. Selon une étude étude réalisée par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) , 80 % des entreprises constatent une réduction de 70 % des coûts administratifs grâce à la facturation électronique, ce qui montre l’impact financier positif de cette transition. - Des délais de paiement rallongés :
L’envoi des factures par courrier ralentissait leur traitement et compliquait la trésorerie de Paul, qui devait souvent relancer ses clients. - Une gestion chronophage :
Paul consacrait 3 jours par mois au traitement des factures, un temps précieux qu’il aurait préféré passer sur ses chantiers.
"Je savais que mon système basé sur un support papier n’était pas efficace, mais je ne savais pas par où commencer pour changer." confie Paul
2. L’annonce de l’obligation de facture dématérialisée
En janvier 2024, Paul apprend qu’il devra dématérialiser les factures qu’il reçoit et abandonner progressivement le format papier. Dès septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique, garantissant une transmission rapide et conforme aux normes fiscales.
À partir de septembre 2027, les artisans devront également émettre leurs factures dans ce format numérique, ce qui simplifie les échanges entre entreprises et modernise le traitement des factures, tout en garantissant une meilleure traçabilité et conformité fiscale.
En 2024, 85 % des entreprises françaises ont subi des retards de paiement, impactant fortement la trésorerie des PME.
Tableau des dates clés :
| Septembre 2026 | Réception obligatoire pour toutes les entreprises. |
| Septembre 2026 | Émission obligatoire pour les grandes entreprises et ETI. |
| Septembre 2027 | Émission obligatoire pour les artisans et PME. |
« Je devais comprendre rapidement comment passer d’un format papier à un système où les factures seraient transmises électroniquement et au format électronique » explique Paul..
3. Comprendre la facturation électronique : Définition des concepts clés
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée, ou facture numérique, est une facture émise, transmise et reçue sous un format structuré comme Factur-X ou XML. Ces factures sont conçues pour répondre aux exigences de l’administration fiscale, notamment en garantissant :
- L’intégrité des données.
- Une traçabilité parfaite.
- Le respect des mentions obligatoires, telles que l’identification de l’émetteur et du destinataire, le montant de la TVA, et le détail des prestations.
Certaines factures numériques peuvent être associées à une signature électronique pour garantir l’authenticité et la sécurité des échanges, répondant ainsi aux exigences de l’administration fiscale.
Qu’est-ce que le format Factur-X ?
Factur-X est un format hybride combinant :
- Un PDF lisible pour les humains, permettant un usage classique.
- Un fichier XML intégré, lisible par les logiciels de gestion, garantissant une automatisation du traitement.
Qu’est-ce que le XML ?
Le XML (eXtensible Markup Language) est un langage informatique structurant les données d’une facture pour qu’elles soient conformes aux normes de l’administration fiscale et directement utilisables par des outils numériques.
4.Les étapes suivies par Paul pour se conformer
Pour répondre à l’obligation de facture dématérialisée, Paul a suivi un processus en quatre étapes clés :
1. Évaluer ses outils actuels
Paul a constaté que son système Excel, bien qu’utile pour créer des devis et factures simples, ne prenait pas en charge les sous-formats requis pour une facturation électronique, comme Factur-X ou XML. Ces formats sont indispensables pour structurer les données et garantir leur traitement automatique par des outils numériques conformes aux exigences légales.
« J’ai réalisé que je devais moderniser mes outils pour répondre aux nouvelles normes sans compliquer mon quotidien » explique Paul.
2. Adopter une solution adaptée
Après quelques recherches, Paul a opté pour Chorus Pro, une plateforme gratuite et intuitive qui répond parfaitement aux besoins des artisans. Cette solution lui permet de gérer efficacement ses factures clients et factures entrantes, tout en assurant une transition fluide vers le numérique.
En choisissant Chorus Pro, Paul a pu :
- Automatiser l’envoi et la réception de factures.
- Réduire les erreurs grâce à des formats standardisés.
- Simplifier le suivi de ses factures entrantes et sortantes.
« Cette solution m’a permis de répondre aux attentes de mes clients et de mes fournisseurs, tout en restant conforme aux nouvelles obligations » précise Paul.
3. Faire appel à un prestataire spécialisé
Ne souhaitant pas perdre de temps dans des formations techniques ou des essais infructueux, Paul a décidé de faire appel à Gesteo 34, un prestataire spécialisé dans l’accompagnement des artisans pour leur transition numérique.
Grâce à cet accompagnement, Paul a bénéficié :
- D’un diagnostic personnalisé pour identifier ses besoins spécifiques.
- D’une solution de dématérialisation clé en main, adaptée à son activité et à ses contraintes.
- D’un respect total des normes, notamment en matière de piste d’audit et de dématérialisation fiscale, garantissant une traçabilité parfaite de ses échanges financiers.
« Gesteo 34 m’a vraiment simplifié la vie. Je savais que mes factures seraient conformes et traitées correctement sans avoir à me plonger dans des aspects techniques, » explique Paul.
4. Mettre en place un archivage légal
Avec l’aide de Gesteo 34, Paul a sécurisé toutes ses factures électroniques dans un système d’archivage électronique conforme aux normes NF Z42-013. Cela lui garantit :
- Une conformité légale totale en cas de contrôle par l’administration fiscale.
- Un accès simplifié à ses archives, sans les contraintes des classeurs papier.
- Une conservation à long terme des documents.
5.Diagramme des étapes : Simplifier la transition
Problème : Une gestion fragmentée
Le diagramme ci-dessous résume les étapes suivies par Paul pour se conformer à l’obligation de facture dématérialisée :
- Évaluer vos outils actuels.
- Adopter une solution adaptée.
- Faire appel à un prestataire spécialisé (comme Gesteo 34).
- Mettre en place un archivage légal.
Diagramme :
Les résultats obtenus : Une réussite pour Paul
En moins de trois mois, Paul a transformé sa gestion administrative et constaté des résultats impressionnants :
- Réduction des coûts :
En remplaçant le format papier par des factures émises électroniquement, Paul économise désormais 1 080 € par an. Ce résultat s’aligne avec les statistiques montrant que la facturation électronique peut réduire les coûts administratifs jusqu’à 70 %, permettant aux entreprises comme Paul d’investir ces économies ailleurs. - Gain de temps :
La transmission électronique et l’automatisation des relances lui ont permis de récupérer 2 jours par mois, qu’il consacre désormais à ses chantiers ou à développer son activité. - Conformité garantie :
Grâce à l’accompagnement de Gesteo 34, Paul respecte les normes de la facturation électronique, notamment en matière de dématérialisation fiscale et de conservation légale.
« En seulement trois mois, je suis passé d’un système basé sur le format papier à une solution moderne où mes factures sont émises électroniquement, simplifiant considérablement ma gestion » raconte Paul avec satisfaction.
Cette transformation lui a permis non seulement de répondre à l’obligation de facture dématérialisée, mais aussi d’améliorer la gestion globale de son activité.
6.FAQ : Les questions fréquentes des artisans
- Septembre 2027: Émission obligatoire pour les artisans et PME.
- Septembre 2026 : Réception obligatoire pour toutes les entreprises.
Pour répondre à l’obligation de facture dématérialisée, plusieurs outils sont à disposition des artisans :
- Chorus Pro :
Cette plateforme gratuite est idéale pour les artisans souhaitant se conformer aux nouvelles obligations. Elle permet de :- Gérer efficacement la TVA, grâce à un format structuré qui facilite les calculs et la déclaration.
- Respecter les mentions obligatoires, telles que :
- Le nom et l’adresse de l’émetteur et du destinataire.
- Les détails des prestations ou produits.
- Le montant hors taxes, la TVA, et le total à payer.
- Solutions spécialisées :
Pour ceux ayant des besoins plus avancés, des logiciels payants proposent des fonctionnalités comme la gestion automatisée des factures clients et factures fournisseurs, ou encore une connexion directe avec les systèmes de l’administration fiscale.
« Les outils comme Chorus Pro permettent de gérer efficacement la TVA, tout en respectant les mentions obligatoires imposées par l’administration fiscale, garantissant ainsi une conformité totale » souligne Paul.
Conclusion : Une opportunité pour les artisans du bâtiment
L’obligation de facture dématérialisée peut sembler intimidante au premier abord, mais elle offre une véritable opportunité pour les artisans du bâtiment. 80 % des entreprises déclarent avoir gagné en efficacité et réduit leurs délais de traitement grâce à la transition vers des factures électroniques.
En adoptant des outils modernes et adaptés, cette réforme permet non seulement de respecter les nouvelles obligations légales, mais aussi de gagner en compétitivité et en productivité.
En optant pour la dématérialisation des factures et des factures numériques, les artisans :
- Modernisent leur gestion administrative, en remplaçant les processus papier par des solutions numériques plus rapides et économiques.
- Simplifient leur conformité fiscale, grâce à des formats standardisés qui intègrent automatiquement les exigences de l’administration.
- Optimisent leur activité, en gagnant du temps sur des tâches répétitives pour se concentrer sur leur cœur de métier.
« Cette transition m’a permis de simplifier ma gestion et de mieux répondre aux attentes de mes clients, tout en respectant les nouvelles obligations fiscales » conclut Paul.
- 1. .Les défis du métier : Entre chantier et paperasse
- 2. L’annonce de l’obligation de facture dématérialisée
- 3.Comprendre la facturation électronique : Définition des concepts clés
- 4.Les étapes suivies par Paul pour se conformer
- 5.Diagramme des étapes : Simplifier la transition
- 6.FAQ : Les questions fréquentes des artisans
- Conclusion : Une opportunité pour les artisans du bâtiment
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