Facturation en 2025 : 4 nouvelles mentions obligatoires sur la facture à connaître d’urgence
Saviez-vous que les factures devaient initialement comporter de nouvelles mentions obligatoires dès le 1ᵉʳ juillet 2024 ?
Avec le report du calendrier lié à la généralisation de la facturation électronique, ces obligations ont finalement été repoussées : les quatre nouvelles mentions à faire figurer sur vos factures ne seront exigées qu’à partir du 1ᵉʳ septembre 2026 ou 2027, selon la taille de votre entreprise.
Chaque jour, la bonne tenue de vos factures est pourtant essentielle pour garantir la pérennité de votre activité et la confiance de vos partenaires. Rater le coche en matière de conformité peut entraîner des sanctions financières et fiscales, voire mettre en péril vos relations commerciales.
Mais comment anticiper ces changements pour être pleinement prêt(e) le moment venu ?
Dans cet article, nous vous présentons les 4 nouvelles mentions obligatoires sur la facture et vous donnons des pistes concrètes pour les mettre en place. Vous serez ainsi en mesure de maîtriser ces exigences légales et de protéger efficacement votre entreprise lorsque la nouvelle échéance arrivera.
1. Contexte législatif et rappel des obligations existantes
Rappel du cadre légal
Le décret n° 2022-1299 et divers articles du Code général des impôts (CGI) constituent la base juridique régissant l’émission des factures en France. Ils précisent, entre autres, les informations devant y figurer, les règles d’archivage, ainsi que les sanctions encourues en cas de non-respect.
Depuis plusieurs années, le législateur accentue les obligations légales liées à la facturation, dans un double objectif :
- Renforcer la transparence et la traçabilité des opérations commerciales,
- Faciliter les contrôles et la lutte contre la fraude à la TVA.
Focus sur la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique (prévue initialement à compter du 1ᵉʳ juillet 2024) s’inscrit dans une volonté de digitaliser et sécuriser les échanges B2B. Bien que le calendrier ait été reporté, l’adoption de la facturation électronique reste incontournable à moyen terme. Elle concerne autant la transmission des données de vente à l’administration fiscale que l’émission, la réception et la conservation de factures dématérialisées.
Pourquoi c’est important pour 2025 ?
Même si les dates clés ont été repoussées, l’année 2025 demeure un jalon crucial. Les entreprises qui anticipent ces obligations (mise à jour de leurs systèmes, formation des équipes, etc.) seront mieux préparées lorsque la réforme entrera pleinement en vigueur.
Autres mentions déjà obligatoires
Au-delà des 4 nouvelles mentions qui seront exigées à partir de 2026/2027, certaines informations sont déjà obligatoires. Parmi les plus courantes :
- Le numéro de facture (unique et chronologique)
- La date d’émission de la facture
- L’identité du vendeur et de l’acheteur (nom/raison sociale, adresse, SIREN/SIRET)
- Le numéro d’identification à la TVA, si les parties y sont assujetties
- La désignation et la quantité des produits ou services vendus
- Les taux de TVA et leurs calculs détaillés (montant HT, montant de TVA, montant TTC)
- Les éventuelles mentions d’exonération si l’opération n’est pas soumise à la TVA
- Les conditions de règlement (délais, pénalités de retard)
Bien qu’elles soient en place depuis plusieurs années, ces obligations ne doivent pas être négligées : leur non-respect peut donner lieu à des pénalités et nuire à la crédibilité de votre entreprise.
2. Les 4 nouvelles mentions obligatoires sur la facture
2.1 Mention n°1 : Numéro SIREN/SIRET
Pourquoi c’est obligatoire ?
Le numéro SIREN (ou SIRET) est au cœur du dispositif d’identification des entreprises en France. Il garantit la traçabilité de vos transactions et facilite les contrôles menés par l’administration fiscale.
Comment l’indiquer ?
Pour être facilement reconnaissable, incluez la mention :
- SIREN : 123 456 789
- SIRET : 123 456 789 00011
Dans la plupart des cas, votre logiciel de facturation permet d’indiquer ces références de manière automatique. Assurez-vous simplement que ces champs sont bien activés et correctement renseignés.
Bonnes pratiques
- Exactitude : vérifiez régulièrement la validité de votre numéro SIREN/SIRET.
- Visibilité : placez-le dans un emplacement clair, près de vos coordonnées légales.
2.2 Mention n°2 : L’adresse de livraison (si différente de l’adresse de facturation)
Contexte
Cette mention vise principalement les livraisons de biens. Lorsqu’un produit est livré à une adresse différente de celle du siège social ou de facturation, il est essentiel de l’indiquer sur la facture pour éviter toute confusion.
Exemple
Imaginons que votre siège social soit à Paris, alors que vos marchandises sont expédiées vers un entrepôt à Lyon. Indiquer l’adresse de livraison séparément permet de clarifier l’itinéraire du colis et de justifier la localisation de la marchandise, en cas de contrôle ou de litige.
Impact pratique
- Traçabilité améliorée : chaque mouvement de marchandise est clairement identifié.
- Réduction des contestations : en cas de réclamation ou de désaccord, vous disposez d’une preuve claire de l’endroit prévu pour la livraison.
2.3 Mention n°3 : Le type d’opération (livraison de biens, prestation de services ou mixte)
But
En indiquant la nature de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte), vous aidez l’administration à mieux catégoriser votre transaction, notamment pour le suivi et le calcul de la TVA.
Implication TVA
Selon que vous vendez un bien physique, proposez une prestation de services ou facturez un panachage des deux, les règles de TVA peuvent varier (taux différents, modalités de déclaration, etc.).
Illustration
- « Livraison de biens » : vente et expédition de produits (ex. fournitures de bureau, matériel).
- « Prestation de services » : conseil, formation, service intellectuel ou manuel.
- « Mixte » : vente d’un produit associée à une prestation (installation, formation).
2.4 Mention n°4 : L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits
Définition
La TVA sur débits consiste à déclarer et payer la TVA dès l’émission de la facture, contrairement à la TVA sur encaissements, où la TVA est due au moment de l’encaissement effectif du paiement.
Qui est concerné ?
Seules les entreprises ayant opté pour ce régime doivent l’indiquer. C’est un choix spécifique, à ne pas confondre avec le régime par défaut (TVA sur encaissements pour certaines prestations de services).
Conséquences
- Clarté fiscale : vos factures doivent inclure la mention explicite « TVA sur les débits ».
- Transparence : votre client et l’administration fiscale savent immédiatement sur quel régime se base le calcul de la TVA.
- Éviter toute ambiguïté : sans cette mention, vous risquez des litiges sur les dates de facturation et de paiement, pouvant entraîner des sanctions ou des rappels de TVA.
3. Comment intégrer ces mentions dans vos factures ?
Mise à jour de votre logiciel de facturation
La première étape consiste à vous assurer que votre outil de facturation vous permet d’ajouter facilement les 4 nouvelles mentions.
- Paramétrages : Si vous utilisez un logiciel en ligne, vérifiez dans le menu « Paramètres » que ces champs sont activés.
- Support technique : En cas de doute, contactez l’assistance de votre fournisseur de solution pour vous assurer de la conformité de votre logiciel.
Check-list de conformité
Pour gagner en efficacité et éviter tout oubli, mettez en place une liste de contrôle :
- Numérotation chronologique : un numéro unique pour chaque facture.
- Date d’émission : assurez-vous de son exactitude.
- Ajout des 4 nouvelles mentions : SIREN/SIRET, adresse de livraison (le cas échéant), type d’opération, option de TVA sur les débits (si concerné).
- Vérification du taux de TVA et calculs : contrôlez la cohérence entre HT, TVA et TTC.
Formation du personnel
Il ne suffit pas de paramétrer votre logiciel : vos équipes doivent être sensibilisées à ces nouvelles obligations pour éviter les erreurs.
- Sessions d’information : Organisez une formation interne pour expliquer les changements.
- Audit ou accompagnement : Faites appel à un expert-comptable ou un consultant pour valider votre organisation et vos procédures.
Conseil
Profitez de ces modifications pour réaliser un audit global de vos processus de facturation (édition, envoi, archivage) afin d’optimiser toute la chaîne.
4. Quels risques en cas de non-conformité ?
Ne pas intégrer les nouvelles mentions obligatoires dans vos factures peut entraîner plusieurs conséquences :
Sanctions financières
Les autorités fiscales sont très attentives aux erreurs ou omissions. Toute anomalie peut se solder par des amendes plus ou moins importantes, mettant en péril la trésorerie de l’entreprise.
Risque fiscal
Une mauvaise déclaration de la TVA ou l’absence de certaines informations peuvent déclencher des contrôles fiscaux. En cas de redressement, vous pourriez devoir payer des pénalités et un rappel de TVA, parfois assortis de majorations pour retard de paiement.
Impacts sur la relation client
Des factures jugées non conformes peuvent générer des litiges ou entraîner des retards de paiement. Cela peut nuire à la confiance de vos partenaires et compromettre vos relations commerciales sur le long terme.
Information clé
Les factures non conformes peuvent être rejetées par le client ou l’administration fiscale, entraînant des complications de trésorerie.
5. Facturation électronique : ce qui va changer en 2025
Même si le calendrier initial a été ajusté, la facturation électronique poursuit son déploiement progressif et concerne désormais un nombre croissant d’entreprises. Pour rappel, la réforme vise à dématérialiser l’ensemble des échanges B2B assujettis à la TVA, avec un routage des factures via des plateformes de dématérialisation (ex. Chorus Pro, PDP – Plateformes de Dématérialisation Partenaires).
Quels bénéfices pour votre entreprise ?
- Gain de temps : Fini la manipulation de documents papier et les envois postaux.
- Réduction des coûts : Moins d’impression, moins de frais d’affranchissement.
- Suivi en temps réel : Contrôle instantané de l’émission et de la réception des factures, limitant les retards de paiement.
Comment s’y préparer ?
Pour être conforme, privilégiez des formats structurés tels que Factur-X, UBL ou CII. Si votre logiciel de facturation n’offre pas déjà cette option, tournez-vous vers une solution adaptée ou contactez votre prestataire pour un audit de vos processus internes.
Bon à savoir
Nous avons consacré un article complet à la transition vers la facturation électronique et aux étapes à suivre pour la mettre en place. N’hésitez pas à le consulter sur notre blog Gesteo34 pour approfondir vos connaissances et anticiper au mieux ce changement majeur.
6. Foire aux questions (FAQ)
Non, ces dispositions s’appliquent uniquement aux factures émises à partir de la date d’entrée en vigueur de la loi. Vos anciennes factures restent donc valables en l’état.
Vous pouvez effectuer cette vérification via le site de l’INSEE ou sur des annuaires officiels. Cela vous permettra de confirmer l’identité et la validité de l’entreprise.
Non. Dans ce cas, il suffit d’indiquer « prestation de services ». Vous n’avez pas à mentionner « livraison de biens » si vous ne vendez pas de produits physiques.
Conclusion
Les quatre nouvelles mentions obligatoires sur la facture (numéro SIREN/SIRET, adresse de livraison distincte, type d’opération et option de TVA sur les débits) sont loin d’être de simples détails administratifs. Elles garantissent la transparence de vos échanges, renforcent la confiance de vos clients et assurent votre sécurité juridique.
Bien que le calendrier d’entrée en vigueur soit désormais pleinement effectif, il est essentiel de vous assurer de votre conformité à cette nouvelle réglementation. Avec l’essor de la facturation électronique et son obligation généralisée, se préparer en amont vous évitera de lourdes sanctions et vous permettra de maintenir une relation commerciale fluide.
- 1. Contexte législatif et rappel des obligations existantes
- 2. Les 4 nouvelles mentions obligatoires sur la facture
- 3. Comment intégrer ces mentions dans vos factures ?
- 4. Quels risques en cas de non-conformité ?
- 5.Facturation électronique : ce qui va changer en 2025
- 6. Foire aux questions (FAQ)
- 7. Conclusion
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